這頁是給團隊看的白話版。目的是三件事：把架構講清楚、把方案對齊、把卡點攤開。所有內容來自 8/13 需求會議的完整逐字稿，加上對方公開網站與課程系統的實際掃描。
新竹的職業訓練中心，做工安證照訓練（堆高機、鍋爐、高空作業車那類），開了 25 年，10 到 12 個人，主管 3 位，公司內沒有任何 IT 人員，電腦的事都外包。
報價從詢問到成交有四個階段，每個階段都要重打一次客戶資料
卷宗七個步驟走到哪、誰負責、有沒有逾期，完全看不到
排課那位快退休了，新人一直來但沒有東西可以學
每月每季要跟老闆報人次、營業額、成長率，現在全部人工整理
最重要的一句話：我們不是要換掉他們的系統，是在他們現有的東西上面補一層。
| 判斷 | 結論 | 白話理由 |
|---|---|---|
| 資料要給「學員」看嗎 | 要的話就得寫程式 | Notion 沒辦法讓兩萬個學員各自登入只看自己的資料，這是產品本身的限制 |
| 客戶三年後想自己改嗎 | 要的話就用 Notion | 他們沒有 IT。給他們一套程式，等於綁死他們永遠要找外包，而那個外包就是我們 |
| 規格會不會被外部牽動 | 會的話就用 Notion | ISO 跟勞動部評鑑項目會改版。Notion 改欄位五分鐘，程式改要重新開發再收一次錢 |
整份設計最重要的一個決定：所有東西掛在「課程場次」上，不是掛在「學員」上。
逐字稿原文：「我們的學員例如說一年他的增量是兩萬」。
是一年新增兩萬，不是總共兩萬。三年就六萬、五年十萬。而 Notion 超過一萬筆就開始變慢。如果把學員當主體，系統上線一年內就會卡到不能用。
反過來，課程場次一年幾百場，五年也才兩千多筆，永遠不會卡。而且卷宗本來就是一堂課一份、排課排的也是場次、報表統計的也是場次。選對主體，後面所有效能問題自動消失。
更好的是客戶自己同意了。老K 問「學員資料是要進 Notion，還是原本系統都有就放那就好？」Jem 答「我覺得系統都有放在那就好」。
這張圖把所有模組串起來。看懂這張，就看懂整套系統。
九個環節裡，只有三個要寫程式，一個完全不用碰，其他五個都是 Notion 設定。這就是為什麼工程量能撐得住。
所以報名整套不搬。那要串什麼？Jem 自己說了答案：「最好是那邊上架之後，這邊就同步有卷宗出來。」
這個提醒完全正確，而我們的設計本來就符合（只走 API、只讀不寫、不碰資料庫）。建議主動回他這一點，把守門人變成盟友，後面要權限、要文件都會順很多。
兩套系統要對得起來，必須有一個唯一的對應鍵。做法是在 Notion 場次加一個「原系統課程代號」欄位，每次同步比對它，有就更新、沒有才新建。
這件事看起來很小，但沒做對，同步機制第二週就會開始冒出重複的卷宗。
| 模組 | 誰在用 | 解決什麼 | 怎麼做 | 期別 |
|---|---|---|---|---|
| 報價流程 | 業務、會計 | 四階段重複打客戶資料 | 客戶抽成獨立資料庫，報價只連過去。看板拖拉改狀態。成交一鍵開課 | 一期 |
| 排課與講師媒合 | 教務 | 排課知識在退休同仁腦裡 | 講師打職類標籤，點進職類就看到所有合格人選。去年課表當範本複製 | 一期 |
| 管理儀表板 | 主管 3 位 | 月報季報要手拉 | 從場次自動加總，三個圖表加一張原始表，整頁匯出 PDF | 一期 |
| 待辦追蹤 | 行政 | 資訊過載，不知道什麼快到期 | 不另建任務庫，直接從卷宗七步驟長出「我的待辦」，按逾期今天本週分組 | 一期 |
| 班務卷宗 | 行政、主管 | 紙本夾，不知道誰卡在哪 | 一場課就是一份卷宗，七步驟做成檢核項，每項有負責人與期限，逾期標紅 | 二期 |
| ISO 文件庫 | 全體 | 文件散在 NAS，會過期沒人知道 | Wiki 分一到四階、五大管理辦法，每份有擁有者與有效期，過期自動提示。AI 可問答 | 二期起 |
Jem 在會議上自己坦白：她是「Notion 個人使用的失敗者」，因為「每次看到就覺得好多東西要寫，好累，就放棄了」。她也說過「不要讓他覺得有了新的東西反倒流程更多更麻煩」。
所以每個資料庫都必須有頁面模板，絕不讓員工面對空白頁。新增一份卷宗，頁面自動長出「第一步做什麼、需要哪些文件、範本在這、完成後改成什麼狀態」。員工照格子填就好，不用理解整套系統。
這是系統會不會真的被用起來的分水嶺，比任何功能都重要。
這是老K 提出的疑問，也是這個方案最該被質疑的地方：Notion 加上幾個客製小工具，客戶會不會覺得東一個西一個，比現在更亂？
因為大部分的小工具，使用者根本不會打開它。它們在背景跑，員工永遠不會看到。
| 元件 | 員工要打開它嗎 | 實際體感 |
|---|---|---|
| Notion | 要，每天 | 主要工作場所 |
| 舊報名系統 | 要，但跟現在一樣 | 沒有任何增加 |
| 課表同步 | 完全不用 | 背景跑，員工不會知道它存在 |
| LINE 回報機器人 | 不用打開 | 就在原本的 LINE 群組裡，反而少一個抄表動作 |
| 複訓提醒 | 完全不用 | 背景跑，是學員收到通知 |
| 證書後台 | 要，但取代 Canva | 淨減少（原本要開 Canva 加 Excel） |
| 身分證辨識 | 不是獨立系統 | 嵌在報名核對流程裡 |
| 程式件 | 不做會怎樣 | 有沒有 Notion 原生替代 | 判斷 |
|---|---|---|---|
| 複訓提醒 | 損失回訓收入。兩萬筆逐一比對，人工做不到 | 沒有。這是唯一躲不掉的 | 非做不可。而且它帶來營收，不只是省時間 |
| 課表同步 | 行政要手動開卷宗。一年幾百場，每場約兩分鐘 | 有。用 Notion 資料庫模板，選職類、填日期，約 30 秒 | 可延後。先用模板，真的嫌煩再自動化 |
| LINE 回報歸檔 | 行政繼續人工抄表，每天幾筆 | 可以讓管理員直接用 Notion 手機版填，但改變習慣 | 可延後。價值高但不是第一期必要 |
| 證書後台 | 繼續用 Canva，現況本來就能運作 | 不適用 | 純加分項。最後做，或先不做 |
老K 的直覺是對的，原本的方案確實可以再瘦身。調整後：
這樣第一期交付的東西，客戶自己就能全部維護，我們不留任何黑盒子。
程式壞掉時，人工要能立刻接手，流程不會停擺。例如同步壞了就手動開卷宗
用現成的自動化平台，不架伺服器。少一台主機就少一整組資安與維運責任
每個程式件都附「這是什麼、壞了找誰、怎麼手動代替」。這樣就不會變成黑盒子
Notion 的權限是整頁一起給，不能單獨鎖某個欄位。所以資料庫要照權限分區擺，這件事一開始就要做對，事後搬很痛。
Notion 按人頭收費，但訪客免費而且不限人數。所以 10 到 12 人不必全部付費：
這節是今晚討論的重點。四個卡點，前兩個沒解就報不出價。
| 問題 | 課程報名系統掛在 hsz.ticsha.org.tw，那是總會的網域，新竹只是全省七個據點之一（總會、中壢、台北、桃園、新竹、台中、台南） |
| 影響 | 如果串接要總會同意，新竹點不了頭，整條同步流程跟那筆報價都可能不成立 |
| 誰能解 | 問 Jem |
| 下一步 | 下次會議直接問：串接是你們自己能決定，還是要總會核准 |
| 問題 | 廠商說有 API，但沒說是現成的還是要另外開發、能讀哪些欄位、有沒有 webhook |
| 影響 | 差別可能是零成本，也可能是要另外付幾萬開發。現在報價等於在猜 |
| 誰能解 | 透過 Jem 問外包商 |
| 下一步 | 把第五節那份題目清單整理成一則訊息請 Jem 轉交，順便接住廠商的資安提醒 |
| 問題 | 只知道「即將退休」，不知道確切哪一天 |
| 影響 | 整個知識萃取計畫排在 9 到 10 月。如果他 9 月就走，計畫全部要重排 |
| 誰能解 | 問 Jem |
| 下一步 | 下次會議問，並且爭取在正式簽約前就先安排一場觀察 |
| 問題 | 他們要做身分證辨識核對，但辨識完的字號跟生日要不要留、留在哪，還沒定 |
| 影響 | 客戶是勞動部監管單位、學員年增兩萬筆。Notion 主機在境外，這條有合規風險 |
| 誰能解 | 我們先內部定案，再跟客戶一起確認 |
| 下一步 | 建議走「辨識完即用即丟、只記錄已核對」，字號完全不落地。這條講出來是信任加分 |
| 項目 | 阿強版 | 建議版 | 為什麼要調 |
|---|---|---|---|
| 前導評估 訪談加規格書 |
1.5 到 2.5 萬 | 2 到 3 萬 | 要跑分部門訪談加實地觀察。Jem 明確要求 auditing，因為員工「自己也講不清楚」，這段人天比一般案子重 |
| 第一階段 報價流程 |
3 到 4.5 萬 | 4 到 6 萬 | 含權限分區設計（報價單只給會計加主管，一開始沒切好事後很痛）與客戶主檔重建 |
| 第二階段 班務加排課媒合 |
3.5 到 6 萬 | 6 到 9 萬 | 阿強版沒有單獨計價退休知識萃取。那段要跟著排一輪、結構化訪談、錄影、驗證講師標籤，是實打實的人天 |
| 第三階段 知識庫與 ISO |
1 到 2 萬 | 3 到 5 萬 | ISO 一到四階加五大管理辦法的框架設計比想像重，而且這是客戶自己說「長期最有價值」的一塊 |
| 建置合計 | 7.5 到 12.5 萬 | 13 到 20 萬 | 核心差異：訪談與知識萃取的人天被低估 |
| 方案 | 每席每月 | 5 席一年 | 6 席一年 | 有沒有 AI 企業搜尋 |
|---|---|---|---|---|
| Plus（阿強版採用） | 約 320 元 | 約 1.9 萬 | 約 2.3 萬 | 沒有，文件有效期驗證也沒有 |
| 商業版（建議） | 約 640 元 | 約 3.8 萬 | 約 4.6 萬 | 有，這是本案核心賣點 |
以每席每月 20 美元、匯率 32 概算。年繳有折扣，實際以官網為準。差額約 2 萬，但少了 AI 檢索這案就失去一半價值，而且 Jem 長期需求就是內部檢索。
| 角色 | 誰 | 投入 | 做什麼 |
|---|---|---|---|
| 主導顧問 | 老K | 8 到 9 人天 | 前導 3 到 4 天，之後每週半天乘以 10 週。架構設計、對客會議、知識萃取主持、驗收 |
| Notion 建置 | 顧問池 1 到 2 位 | 15 到 20 人天 | 第一期主力。資料庫建置、視角與權限、模板化、種子訓練 |
| 訪談與知識萃取 | 建置顧問可兼 | 3 到 4 個現場天 | 問卷設計、分部門訪談、實地觀察、卷宗範本盤點、退休同仁跟拍 |
| 工程 | 老K 或工程夥伴 | 2 到 3 人天 | 只做複訓提醒（第七節檢視後，第一期零程式件） |
| 合計 | 約 28 到 36 人天 | 橫跨約 4 個月 |
| 項目 | 數字 | 備註 |
|---|---|---|
| 客戶規模 | 10 到 12 人，主管 3 位 | 會計部獨立，無內部 IT |
| 學員量 | 一年新增 2 萬 | 不是總量。這個數字決定架構 |
| 營運年資 | 25 年 | 全省七個據點之一 |
| 舊系統年齡 | 約 10 年 | Python 加 PostgreSQL，有 API |
| 維護費（選配） | 月 5,000 到 1 萬 | 含每月一次對焦會議。他們沒 IT，成立機率高 |
| 政府補助 | 未查 | 30 人以下、其他服務業。這條還掛著，下次會議前要有答案 |
hsinchu_tc_system_plan_preview_20260813.html（含人力配置、風險清單）hsinchu_tc_system_design_preview_20260817.html（每個資料庫的欄位、視角、自動化，可直接照著建）